隐私政策

Stand: 16. Juli 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

WAKABA Matcha & Tea GmbH
Hansaallee 113
40549 Düsseldorf
Deutschland

Vertreten durch den Geschäftsführer:
Asuka Ohashi

E-Mail: info@matcha-wakaba.com

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG).

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu können insbesondere Name, geschäftliche Kontaktdaten, IP-Adresse, Bestelldaten und Kommunikationsinhalte gehören.

Obwohl sich unser Angebot ausschließlich an Geschäftskunden richtet, können im Rahmen geschäftlicher Kontakte personenbezogene Daten von Ansprechpartnern, Geschäftsführern, Beschäftigten, Einzelunternehmern und sonstigen natürlichen Personen verarbeitet werden.

3. Hosting und Shop-System Shopify

Wir nutzen für den Betrieb dieser Website und unseres B2B-Onlineshops die E-Commerce-Plattform Shopify.

Anbieter für Händler mit Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich:

Shopify International Limited
Irland

Shopify verarbeitet in unserem Auftrag insbesondere Daten, die für die Bereitstellung des Shops, die technische Sicherheit, die Verwaltung von Kundenkonten, die Bearbeitung von Anfragen und Bestellungen sowie die Abwicklung von Zahlungen und Lieferungen erforderlich sind.

Zu den verarbeiteten Daten können insbesondere gehören:

  • IP-Adresse und technische Gerätedaten;

  • Browser- und Betriebssysteminformationen;

  • aufgerufene Seiten und Zugriffszeitpunkte;

  • Name und geschäftliche Kontaktdaten;

  • Unternehmens- und Rechnungsdaten;

  • Kundenkonto- und Bestelldaten;

  • Zahlungs- und Versandinformationen;

  • Kommunikations- und Supportdaten.

Die Verarbeitung erfolgt je nach Verarbeitungsvorgang auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus unserem berechtigten Interesse am sicheren und wirtschaftlichen Betrieb unseres B2B-Onlineshops.

Shopify kann personenbezogene Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Shopify verwendet hierfür nach eigenen Angaben geeignete Garantien, insbesondere verbindliche interne Datenschutzvorschriften und gegebenenfalls Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

4. Server-Logdateien

Beim Aufruf unserer Website werden durch Shopify und gegebenenfalls weitere technische Dienstleister automatisch technische Informationen verarbeitet.

Hierzu können gehören:

  • IP-Adresse;

  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs;

  • aufgerufene Seite oder Datei;

  • Referrer-URL;

  • Browsertyp und Browserversion;

  • Betriebssystem;

  • Gerätetyp;

  • übertragene Datenmenge;

  • Internetanbieter;

  • Status- und Fehlermeldungen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Website, zur Gewährleistung der technischen Sicherheit, zur Fehleranalyse und zur Abwehr missbräuchlicher Zugriffe.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren, stabilen und funktionsfähigen Betrieb unserer Website.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, sofern keine sicherheitsrelevanten Ereignisse, gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Gründe eine längere Speicherung rechtfertigen.

5. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten, insbesondere:

  • Name;

  • geschäftliche E-Mail-Adresse;

  • Unternehmen;

  • Telefonnummer, sofern angegeben;

  • Inhalt Ihrer Nachricht;

  • sonstige von Ihnen übermittelte Informationen.

Dient die Kontaktaufnahme der Vorbereitung oder Durchführung eines Vertrags, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei sonstigen geschäftlichen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung und Beantwortung geschäftlicher Anfragen.

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

6. Kontakt-, Muster- und Großhandelsanfrageformulare

Wenn Sie ein Kontaktformular, eine Musteranfrage, eine Preisanfrage oder ein Formular zur Beantragung eines B2B-Kontos nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten.

Hierzu können insbesondere gehören:

  • Vor- und Nachname;

  • Unternehmen und Rechtsform;

  • geschäftliche Anschrift;

  • Land;

  • geschäftliche E-Mail-Adresse;

  • Telefonnummer;

  • Website oder Social-Media-Auftritt;

  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;

  • Handelsregister- oder Gewerbeinformationen;

  • Geschäftsart und Branche;

  • erwartete Bestellmengen;

  • gewünschte Produkte;

  • Inhalt der Anfrage.

Die Verarbeitung erfolgt zur Prüfung der Anfrage, zur Erstellung eines Angebots, zur Beurteilung einer möglichen Geschäftsbeziehung, zur Verifizierung der Unternehmereigenschaft und zur Vorbereitung eines Vertrags.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit die Prüfung der Unternehmereigenschaft, die Verhinderung von Missbrauch oder die Bewertung geschäftlicher Risiken betroffen ist, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse liegt darin, unseren B2B-Shop ausschließlich berechtigten Geschäftskunden zur Verfügung zu stellen und missbräuchliche oder betrügerische Registrierungen zu verhindern.

7. B2B-Kundenkonto

Wenn Sie ein B2B-Kundenkonto beantragen oder nutzen, verarbeiten wir die zur Einrichtung und Verwaltung des Kontos erforderlichen Daten.

Hierzu können gehören:

  • Name des Ansprechpartners;

  • Unternehmensname;

  • Rechnungs- und Lieferanschriften;

  • geschäftliche E-Mail-Adresse;

  • Telefonnummer;

  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;

  • kundenspezifische Preise und Rabatte;

  • Bestellhistorie;

  • Zahlungs- und Lieferbedingungen;

  • Kontostatus und interne Freigabevermerke.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Daten zur Betrugsprävention, Bonitätsprüfung oder Zugangssicherheit können auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, soweit dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Wir behalten uns vor, Anträge auf B2B-Kundenkonten manuell zu prüfen und abzulehnen, wenn die Unternehmereigenschaft nicht ausreichend nachgewiesen werden kann.

8. Bestellungen und Vertragsabwicklung

Bei einer Bestellung verarbeiten wir die Daten, die zur Bearbeitung und Durchführung des Vertrags erforderlich sind.

Hierzu können gehören:

  • Name und Kontaktdaten des Ansprechpartners;

  • Unternehmensname;

  • Rechnungs- und Lieferanschrift;

  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;

  • bestellte Produkte und Mengen;

  • Preise, Rabatte und Zahlungsbedingungen;

  • Zahlungsstatus;

  • Versand- und Lieferinformationen;

  • Rechnungs- und Buchhaltungsdaten;

  • Kommunikation im Zusammenhang mit der Bestellung.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit wir zur Ausstellung und Aufbewahrung von Rechnungen, zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln oder zur Erfüllung sonstiger gesetzlicher Vorgaben verpflichtet sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

9. Zahlungsabwicklung

Soweit auf unserer Website elektronische Zahlungsarten angeboten werden, übermitteln wir die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten an den vom Kunden ausgewählten Zahlungsdienstleister.

Zu den übermittelten Daten können insbesondere gehören:

  • Name und Unternehmen;

  • Rechnungsadresse;

  • Bestellnummer;

  • Rechnungsbetrag;

  • Währung;

  • Zahlungsstatus;

  • gegebenenfalls weitere zur Zahlungsprüfung erforderliche Daten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit Zahlungsdienstleister Daten zu eigenen Zwecken verarbeiten, beispielsweise zur Betrugsprävention, Identitätsprüfung oder Erfüllung geldwäscherechtlicher Vorgaben, handeln sie gegebenenfalls als eigenständige Verantwortliche.

Die konkret angebotenen Zahlungsarten werden im Rahmen des Bestellprozesses angezeigt.

10. Versand und Logistik

Zur Lieferung bestellter Waren übermitteln wir die erforderlichen Daten an das beauftragte Versand-, Speditions-, Lager- oder Fulfilmentunternehmen.

Hierzu können gehören:

  • Name des Ansprechpartners;

  • Unternehmensname;

  • Lieferanschrift;

  • Telefonnummer;

  • E-Mail-Adresse;

  • Bestellnummer;

  • Art, Anzahl und Gewicht der Sendung;

  • gewünschte Lieferoptionen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer ausschließlich für eine Lieferankündigung oder Terminabstimmung genutzt wird, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dies zur ordnungsgemäßen Zustellung erforderlich ist oder eine entsprechende Einwilligung vorliegt.

11. Newsletter

Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Ihren Namen, Ihr Unternehmen und Ihre geschäftlichen Interessen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Zur Verifizierung der Anmeldung können wir das Double-Opt-in-Verfahren verwenden. Dabei speichern wir den Zeitpunkt der Anmeldung, die Bestätigung und gegebenenfalls die verwendete IP-Adresse, um die ordnungsgemäße Einwilligung nachweisen zu können.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, insbesondere über den Abmeldelink im Newsletter oder durch eine Mitteilung an uns.

Nach dem Widerruf wird Ihre E-Mail-Adresse aus dem aktiven Newsletterverteiler entfernt, sofern keine gesetzlichen Gründe eine weitere Speicherung rechtfertigen.

12. Direktwerbung an bestehende Geschäftskunden

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, können wir geschäftliche Kontaktdaten bestehender Kunden verwenden, um über eigene ähnliche Produkte und Dienstleistungen zu informieren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Pflege bestehender Geschäftsbeziehungen und der Direktwerbung.

Sie können der Nutzung Ihrer Daten für Direktwerbung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Nach erfolgtem Widerspruch werden wir Ihre Daten nicht mehr für diesen Zweck verwenden.

13. Cookies und vergleichbare Technologien

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien.

Technisch erforderliche Cookies und lokale Speichertechnologien können eingesetzt werden, soweit sie unbedingt erforderlich sind, um die Website, den Warenkorb, die Anmeldung, Sicherheitsfunktionen, Spracheinstellungen oder ausdrücklich angeforderte Funktionen bereitzustellen.

Der Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät oder die Speicherung solcher Informationen erfolgt bei technisch erforderlichen Technologien auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG.

Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt, soweit erforderlich, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Nicht technisch erforderliche Cookies, Analyse-, Marketing- und Trackingtechnologien werden nur eingesetzt, wenn Sie zuvor über unser Consent-Management-System eingewilligt haben.

Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit über die Cookie- oder Datenschutzeinstellungen unserer Website mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern.

Eine Ablehnung nicht erforderlicher Cookies darf die Nutzung der grundlegenden Shop-Funktionen nicht verhindern.

14. Shopify-Analyse- und Marketingfunktionen

Shopify stellt technische, statistische und gegebenenfalls marketingbezogene Funktionen zur Verfügung.

Soweit diese Funktionen ausschließlich für die technische Bereitstellung, Sicherheit, Fehlererkennung oder grundlegende Shop-Statistik erforderlich sind, kann die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen.

Soweit optionale Analyse-, Personalisierungs-, Werbe- oder netzwerkübergreifende Funktionen eingesetzt werden und hierfür Cookies, lokale Speichertechnologien oder vergleichbare Identifikatoren verwendet werden, erfolgt die Aktivierung erst nach Ihrer Einwilligung.

Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Datenschutzeinstellungen unserer Website widerrufen.

15. Links zu sozialen Netzwerken

Unsere Website kann Links zu unseren Profilen bei sozialen Netzwerken wie Instagram, TikTok oder LinkedIn enthalten.

Bei einem reinen Link wird grundsätzlich erst dann eine Verbindung zu dem jeweiligen Anbieter hergestellt, wenn Sie den Link anklicken.

Nach dem Anklicken gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Plattformbetreibers. Wir haben keinen vollständigen Einfluss darauf, welche Daten der Plattformbetreiber anschließend verarbeitet.

16. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, insbesondere an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

  • Shopify und technische Hosting-Dienstleister;

  • Anbieter von Shop-Apps und IT-Dienstleistungen;

  • Zahlungsdienstleister und Banken;

  • Versand-, Lager- und Fulfilmentunternehmen;

  • Steuerberater, Buchhalter und Wirtschaftsprüfer;

  • Rechtsberater;

  • Behörden und öffentliche Stellen bei gesetzlicher Verpflichtung;

  • E-Mail-, CRM- und Newsletter-Dienstleister;

  • sonstige Auftragsverarbeiter.

Mit Auftragsverarbeitern schließen wir, soweit erforderlich, Vereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO.

17. Übermittlung in Drittländer

Bei der Nutzung von Shopify und anderen internationalen Dienstleistern kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums nicht vollständig ausgeschlossen werden.

Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Als Schutzmechanismen können insbesondere dienen:

  • ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission;

  • verbindliche interne Datenschutzvorschriften;

  • Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission;

  • zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen;

  • eine ausdrückliche Einwilligung, soweit gesetzlich zulässig.

18. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Daten aus allgemeinen Anfragen werden grundsätzlich gelöscht, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine weitere Geschäftsbeziehung zustande kommt, sofern keine berechtigten Interessen oder gesetzlichen Pflichten eine längere Speicherung rechtfertigen.

Vertrags-, Bestell-, Rechnungs- und Buchhaltungsdaten werden entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert. Die Fristen können je nach Dokumentenart regelmäßig sechs, acht oder zehn Jahre betragen.

Daten zu offenen Forderungen oder Rechtsstreitigkeiten können bis zum Abschluss des jeweiligen Verfahrens und bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen gespeichert werden.

19. Ihre Rechte

Sie haben bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO;

  • Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO;

  • Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;

  • Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO;

  • Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO;

  • Recht auf Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO;

  • Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter info@matcha-wakaba.com kontaktieren.

20. Widerspruchsrecht

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Werden personenbezogene Daten zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen. Im Fall eines Widerspruchs werden die Daten nicht mehr für Direktwerbung verwendet.

21. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für unser Unternehmen ist grundsätzlich folgende Aufsichtsbehörde zuständig:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Sie können sich auch an eine andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden, insbesondere an die Behörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes.

22. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist grundsätzlich freiwillig.

Bestimmte Daten sind jedoch erforderlich, um eine B2B-Anfrage zu prüfen, ein Kundenkonto einzurichten, ein Angebot zu erstellen oder einen Vertrag abzuschließen und durchzuführen.

Werden die erforderlichen Daten nicht bereitgestellt, können wir die jeweilige Anfrage, Registrierung oder Bestellung gegebenenfalls nicht bearbeiten.

23. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet durch uns grundsätzlich nicht statt.

Soweit technische Verfahren zur Betrugs- oder Risikoprüfung eingesetzt werden, erfolgt eine endgültige Entscheidung über die Aufnahme einer Geschäftsbeziehung grundsätzlich unter menschlicher Beteiligung.

24. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unberechtigtem Zugriff und sonstiger unzulässiger Verarbeitung zu schützen.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung und des jeweiligen Risikos überprüft und angepasst.

25. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Website, die eingesetzten Dienste, unsere Geschäftsprozesse oder die rechtlichen Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Fassung.